SEMAKAN BAJET 2011 - (15-18 MAC 2010)

KPT: Bajet dah siap, tapi terlupa pulak nak semak. Hairan juga kenapa gaji sampai 5 juta?

PAK: ooo...ni ha! sepatutnya jawatan yang kosong tu diisi untuk 6 bulan saja bukannya 1 tahun.

Kalau semua dah siap, bagi saja thumb drive tu, nanti aku simpan dalam laptop - Hj Yunus (Ketua Unit Rendah).

Alaa... ecik Rosli ni, kiralah betul-betul! biar betul.......

sorilah cik sharimah! aku ni pun baru pindah pekan I --tolonglah aku...

Tahun depan ada dua kelas peluasan untuk Pra Sekolah, jangan lupa masukkan tau! - Pn. Hasnah (Ketua Unit Pra Sekolah)

Hjh Mariah:Aku perlu PT baru untuk menjadi pelapis aku nanti, 2 tahun lagi aku pencen.

Julynah: lama lagi tu kak hajjah.

Kelihatan Hjh Mariah, Hj Yunus dan Pn. Hasnah sibuk membincangkan pasal bajet 2011. Turut memasang telinga ialah Pn. Marcella, Cik Sharimah, Pn. Julynah dan Cik Kamariah. Pn. Razillah sibuk menyemak bajet.

Unit Kewangan bersama Ketua Aktiviti Pra Sekolah, Rendah, Menengah dan PTD & Pusat Ko membuat semakan bajet bagi 2011 dengan KPT dan PT Sekolah. Tujuan utama ialah menyemak semula bajet (ABM) 2011 yang telah dibengkelkan di Imperial Hotel KK pada 2-5 Feb 2009. Perubahan yang ketara ialah berkaitan gaji. Ini kerana ramai guru-guru dan kakitangan yang bertukar dan ada juga yang bersara. Beberapa orang guru telah masuk ke zon 'time base' dan ini semua perlu diambil kira bagi mengelak kekurangan peruntukan emolumen. Terima kasih kepada semua KPT dan PT yang memberi kerjasama dalam penyemakan bajet 2011. Terima kasih juga kepada semua Ketua aktiviti yang turut membantu menyemak. Berbanyak terima kasih dan penghargaan kepada KS SPS En. Omar Baki kerana sudi meluangkan masa memberi taklimat berkaitan penyediaan bajet ini.

Dapat SMS - 11/03/2010 11.06 PAGI

Utk perhatian pn. marsela n pn Maziati d unit kewangan JPNL, kenapa unit kewangan arahkn PT buat kemaskini ABM 2011 tanpa diberikan taklimat atau panduan terlebih dahulu? Ini bukan kerja mudah n banyak yang perlu dikira semula dan di key in dlm perisian yang diberi. Tolong beri semua PT Sekolah masa utk siapkan kerja tu.(ABM 2010-2011 dibengkelkan 1 minggu d Imperial htel KK). Tak siap jika mau di bentang selasa 16.03.2010. PT juga kena buat kerja lain. Sila keluarkan surat arahan rasmi, bukan makluman melalui telefon sahaja. Frm cikgu sappar MGB Labuan.

I am sorry to say!

Cerita sebenarnya ialah, JPWPLabuan telah mendapat surat arahan dari Bahagian Kewangan KPM untuk Penyediaan ABM 2011 dan diterima oleh Unit Kewangan pada hari Jumaat petang 05/02/2010. Oleh kerana KS SKPP ada urusan rasmi pada hari Isnin (menghadiri pelancaran Learning Pre School di sebelah pagi dan mesyuarat Akaun Khas di sebelah petang, maka perbincangan untuk penyemakan semula bajet 2011 diadakan pada jam 10.00 pagi 9/3/2010 bersama Pn. Marcella, Cik Sharimah dan saya sendiri. KPM menghendaki semakan ini dihantar ke Bhg Kewangan KPM pada 19/03/2010. Jadinya secara ringkas KS SKPP mensyorkan kami agar;

1. mengedarkan 'soft copy' kepada semua sekolah dan sektor/unit berkaitan.

2. mengeluarkan surat rasmi kepada sekolah dan memo kepada sektor/unit JPWPLabuan.

3. memanggil KPT atau PT sekolah untuk datang ke JPWPLabuan untuk menyemak bersama semakan ABM 2011 sekolah masing2 dengan ketua aktiviti masing2 dan staf di Unit Kewangan.

Jadinya; tindakan pertama yang Unit Kewangan buat ialah;

1. 9/3/2010 selepas mesyuarat petang itu ialah mengenal pasti format yang berkaitan untuk diberi kepada sekolah.

2. menyediakan surat arahan rasmi ke sekolah dan memo ke sektor/unit.

3. 10/3/2010 pagi menelefon ke sekolah untuk membawa 'thumb drive' ke JPN bagi memudahkan mereka menyemak balik format yang terdahulu dan terkini yang dibekalkan oleh KPM.

4. 11/3/2010 surat yang telah siap ditandatangan oleh Pengarah dimasukan ke dalam pigeon hole sekolah masing2 . Kandungan surat di antaranya ialah menjemput KPT/PT ke JPN dengan membawa bersama semakan bajet 2011 pada"

15/3/2010 - semua Sekolah Menengah

16/3/2010 - 8 buah Sekolah Rendah

17/3/2010 - 9 buah Sekolah Rendah

sebabnya bilik mesyuarat SPA tidak dapat menampung jumlah peserta yang ramai. Bilik mesyuarat JPWPL telah ditempah sehingga 18/3/2010.

Arahan kami yang jelas ialah meminta semua KPT/PT sekolah menyemak semula ABM 2011 yang telah dibengkelkan di Imperial Hotel KK pada 2-5 Februari 2009. Semak semula terutama sekali berkaitan gaji guru dan kakitangan (jika ada pertukaran atau bersara, kenaikan pangkat dan penempatan baru). Jika tidak ada pindaan, well! okay, bawa sajalah yang telah dibuat terdahulu. Kenapa harus risau dan menjadi satu masalah pulak menyemak ABM 2011 ini? Kami juga meminta mereka menyemak format yang terdahulu dan yang terkini diberi oleh KPM itu jika ada perbezaan. Sekiranya sama dengan yang terdahulu itu, maka senanglah kerja kita. Saya fikir semua orang pun tahu apa makna 'semakan'?. Seharusnya kita sedar, tanggungjawab KPT/PT adalah membantu Pengetua dan Guru Besar.Semoga usaha dan khidmat ikhlas kita mendapat ganjaran dari ALLAH SWT.

BEKERJA DENGAN IKHLAS AMALAN KITA.

Bengkel Facebook Sebagai Medium Komunikasi - 11/03/2010

tak apalah, yang penting gambar masuk blog he he he

napalah tak mau sign up ni? boringnya!

KS SPS ni dah siap bina facebook sendiri, jadinya beliau dah boleh jadi facie.

Tahniah OB.

Hari ini saya join bengkel Facebook anjuran ICT JPWPLabuan. Tapi facebook kena blok oleh KPM sehingga jam 5.00 petang. Jadinya sehingga habis bengkel saya tak dapat sign up untuk join club facebook. Tapi tak apa, modul atau panduan ada diberi. Sure dapat buat punya. Di rumah ada streamyx, jadi bolehlah saya test 'market'. Tunggu kelahiran 'facebook' saya nanti.

Pesertanya terdiri dari KS, KU, Pengetua dan Guru Besar. Mereka semua ada broadband sendiri jadi networking mereka power. Saya tengok masing2 happy dapat bina facebook sendiri. Nampaknya ICT berjaya dan bengkel ini berkesan. Tahniah dan syabas unutk ICT. Krew2 ICT power! keep it up, keep the ball rolling.

Perbincangan Semakan Bajet 2011 - 09/03/2010 (10.00 pagi)

Hari ini Unit Kewangan bersama KS SKPP membincangkan semakan penyediaan bajet 2011. KS menggariskan beberapa panduan bagi mempercepatkan penyediaan bajet 2011 ini, di antaranya ialah:

1. memberi salinan 'soft copy' kepada semua sekolah;
1.1 berkaitan gaji
1.2 bantuan KPM
1.3 ABM Kewangan

2. memberi salinan 'soft copy' kepada semua Ketua Aktiviti dan Unit yang menyelaras program masing-masing seperti aktiviti Pra Sekolah, Rendah, Menengah, Pentadbiran Negeri & Pusat Ko.

3. memberi salinan ' soft copy' kepada Unit Pembangunan, Unit Aset, Sektor Pengurusan Maklumat.

Semua 'soft copy' ini akan diedarkan pada 10/3/2010 dan semakan bersama Ketua Aktiviti akan dibuat pada 15 Mac 2010 (Sekolah Menengah) dan 16 mac 2010 (Sekolah Rendah). Untuk pentadbiran Negeri & Pusat Ko, Pra Sekolah, Rendah, Menengah, Pembangunan dan Aset akan disemak pada 17 Mac 2010. Apabila semuanya dah siap, Unit Kewangan selaku urus setia akan mengumpul buku2 bajet ini dan bertanggungjawab untuk menghantar ke Bahagian Kewangan, KPM pada 19 mac 2010 seperti yang dikehendaki.

Semua penyemakan bajet yang melibatkan gaji dari sekolah2 akan turut dibantu oleh semua PT Kew. di Unit Kewangan & Akaun dan jika perlu akan melaksanakan kerja lebih masa.

Mesyuarat Akaun Khas Kerajaan Jabatan - 08/03/2010 (10.00 pagi)

Senja (hanya hiasan)

Unit Kewangan mengambil inisiatif untuk mengadakan mesyuarat bagi membincangkan Akaun Khas Kerajaan Jabatan. mesyuarat ini melibatkan Unit Kewangan, KS SKPP dan SPPK. Antara ahli yang hadir ialah:
KS SKPP - En. Mohd Salekhan Bin Othman
KU HEM - Tn. Hj Salamat Bin Daliman
Penyelia Kebajikan - Tn. Hj Jahar Bin Mulok
KU Sukan - En. Asbola @ Hasbullah Bin Amit
KU Kewangan & Akaun - Pn. Marcella malagkas
Penolong Akauntan - Cik Sharimah Mohd kamari
KPT - Pn. Hjh Maziati Abdullah

Ahli mesyuarat bersetuju menyerahkan pengurusan Akaun Kerajaan Jabatan dikendalikan sepenuhnya oleh Unit Kewangan & Akaun. Sektor Pengurusan Pembangunan Kemanusiaan akan membantu dari segi data murid yang layak menerima bantuan seperti KWAMP, SBT, Pakaian Seragam dan RMT. Sebelum penyerahan dilakukan, SPPK akan menyelesaikan kerja-kerja yang belum selesai seperti mengembalikan peruntukan-peruntukan yang tidak lagi digunakan ke KPM dan manakala faedah bank akan dimasukkan ke akaun hasil.

'TASK FORCE' FAIL - 06-07 MAC 2010 (9.00 PG - 5.00 PTG)

Surat untuk 'Task Force' telah dikeluarkan kepada semua unit dan tidak terkecuali Unit Kewangan pada 05 Mac 2010. Oleh kerana surat baru saja dikeluarkan pada 5/3/10 maka mek2 di Unit Kewangan telah mempunyai agenda sendiri2 yang tidak kurang penting juga kepada mereka.

Azlina - balik kampung menziarah keluarga (sudah beli tiket feri)

Asahabul - kursus perkahwinan 2 hari

Hamidah - taklimat Memandu

Afizah - taklimat Memandu

Lyadia - ada urusan dengan keluarga yang telah dirancang sebelum surat ini keluar

Nora - ada urusan keluarga

Yang dapat hadir;

Marcella - Ketua Unit kami, Sharimah, Nisha dan saya sendiri.

Oleh kerana tenaga yang ada hanya 4 orang maka kami minta izin untuk tidak mengangkat fail-fail Unit Kewangan ke bilik mesyuarat, memadai kami memberi senarai fail2 yang ada di Unit kami dan Unit Khidmat pengurusan akan meneliti dan menyemak sama ada fail2 itu perlu berada di Unit kami atau tidak. Senarai fail2 telah saya berikan pada Pn. Rainah untuk disemak. Apabila kami telah mendapat senarai fail2 kewangan yang baru, maka aktiviti mencatat tajuk2 fail akan kami mulakan di Unit kami nanti. Sementara menunggu senarai fail2 yang baru, kami pun mengambil kesempatan membuat kerja2 kewangan dan akaun yang perlu disiapkan segera.

Pemantauan Dan 'Task Force' Akaun Sekolah ke SK Lubok Temiang - 05/03/2010 (9.00 pg - 5.00 ptg)

Disebelah petang, Akaun Kerajaan dah boleh di 'key in' dalam sistem PATSKOM (setelah masalah 30 sen diselesaikan oleh En. Azahari). Kelihatan Pn. Maimunah membantu untuk 'key in' dan Pn. Kasuma membacakan data yang perlu dimasukkan.

Nun jauh di belakang sana, Akaun Suwa masih belum dapat dicari jawapannya, kelihatan Cik Sharimah, Pn. Marcella dan Hjh mariah dah tak boleh duduk santai, naik stress lah tu! hanya En. Azahari saja masih 'cool' dan boleh bersabar (biasalah orang lelaki). Saya pulak ambil kesempatan merakamkan gelagat mereka sebagai kenangan. Itu pun setelah saya naik bosan melihat angka2 yang tak dapat disesuaikan antara buku tunai dan penyata bank.

Sebelum rehat minum kami posing dulu

Berdiri: Pn. Kasuma dan Hjh Mariah

Duduk: Pn. marcella dan Hjh Maziati

Macamana ni? buku tunai tak sama dengan penyata bank?

Pn. Marcella dan Pn. Maimunah cuba menyelesaikan Akaun Kerajaan

yang terkurang 30 sen

Cik Saharimah dan Cik hjh Mariah stress memikirkan akaun SUWA yang tak 'tele'

En. Azahari sedang memeriksa resit2 yang dikeluarkan oleh sekolah

Hari ini 3 orang dari Unit Kewangan, JPWLabuan dan 3 orang dari sekolah membuat pemantauan dan seterusnya membuat 'task force' membantu SK Lubok Temiang menyelesaikan penyata akaun sekolah yang sedikit bermasalah. Ini kerana pengurusan perakaunan kurang mantap dan dokumen tidak diselanggara dengan betul. Akibat penempatan/pertukaran KPT atau PT yang kerap mengakibatkan pengurusan kewangan dan akaun sekolah menjadi tidak teratur. Ini terjadi kerana mungkin:

1. Ketiadaan Fail Meja

2. Kurang rasa tanggungjawab

3. Kurang pengawasan dari pihak pentadbir

4. Kurang teliti dalam pemilihan penempatan kakitangan

Akibatnya KPT/PT yang baru ditempatkan di sekolah ini terpaksa memikul tanggungjawab yang tidak kurang sedikit dalam mengurus kewangan dan akaun sekolah ini supaya menjadi betul. Walau macamana pun, tahniah kepada KPT dan PT baru sekolah ini atas kesabaran mereka mencari dokumen2 dan usaha mereka yang tidak jemu2 mencari penyelesaian kepada masalah yang dihadapi sekolah mereka. Unit Kewangan JPWPLabuan juga merasa bertanggungjawab untuk membantu sekolah ini dan atas rasa prihatinan maka satu pasukan ditubuhkan yang terdiri dari staf Unit Kewangan itu sendiri dengan bantuan KPT Sekolah Menengah dan Rendah.

Terima kasih kepada yang terlibat:

Pn. Marcella Malagkas - Ketua Unit Kewangan & Akaun

Cik Sharimah Mohd Kamari - Penolong Akauntan

Cik Hjh Mariah Hj Md Khatim - KPT SK Pekan 2

Pn. Maimunah Hj Ag Kanak - KPT SMK Mutiara

En. Azahari Abd Rahman - KPT SMK Pantai

Pn. Hjh Maziati Abdullah - KPT Unit Kewangan

En. Fred - Pemandu

En. Hazmi Saini - Pemandu